MEETING BOOSTER
Die optimierte Besprechung

Mitarbeitergespräche sind für jede Führungskraft das bedeutsamste Führungswerkzeug. Im Verhältnis zu Geschäftspartnern sind Meetings / Besprechungen die entscheidenden Schlüsselmomente in der Beziehung zum Kunden. Nur mittels Kommunikation kann man führen und Beziehungen gestalten. Im Meeting, in der Besprechung, zeigen Menschen ihr persönliches Selbstkonzept, die Beziehung zwischen Führungskräften und somit dem Unternehmen und den Mitarbeitern werden für alle Beteiligte sichtbar. Im Meeting wird motiviert – oder demotiviert. Meetings /Besprechungen sind die entscheidenden Momente im beruflichen Leben jedes Teilnehmers, in denen er seinen Wert feststellt. Kunden oder Lieferanten erkennen im Meeting ihren Wert in der Beziehung zum Unternehmen.

Es ist zwar eine Tatsache, dass in Meetings gelegentlich viel Geld in Form von Arbeitszeit der Beteiligten verschwindet, jedoch sind die Folgeschäden von unprofessionell geführten Meetings unvergleichbar größer. Nach den Regeln des EVOAL®-Systems (Jörg Mestmacher) werden in jedem Meeting besonders viele bedeutsame Beziehungsbuchungen zwischen den Teilnehmern ausgetauscht – ob sie wollen oder nicht.

Mit dem MEETING BOOSTER von Jörg Mestmacher werden Meetings, Tagungen, Besprechungen oder Sitzungen zum Erfolg. Gewöhnen Sie sich und die Teilnehmer langsam an die MEETING BOOSTER Technik. Wenn Sie offen nach jedem Meeting eine kleine Manöverkritik halten, wird sich recht schnell der gewünschte Erfolg einstellen. Jörg Mestmacher durfte schon in vielen Unternehmen an der Vorbereitung und dem Ablauf von Meetings nach diesen Regeln mitwirken. Realisieren auch Sie Ihre Meetings mit dem MEETING BOOSTER - Sie werden feststellen, dass es weniger Konflikte gibt, die negative Stress-Belastung der Teilnehmer sinkt. Alle Teilnehmer werden gut motiviert. Sie erreichen Ihre Ziele wesentlich besser. Bei Kunden-Meetings verstärkt sich die Kundenbindung. Sie gewinnen persönlich sehr viel Zeit!

MEETING BOOSTER

1. Der Moderator

Jedes Meeting wird von einem Moderator geleitet, der freundlich aber konsequent auf die Einhaltung der Regeln achtet und jedem Teilnehmer das Wort erteilt. Wenn der Moderator selbst ein Thema vorträgt, übernimmt ein anderer Teilnehmer die Moderation. Die ranghöchste Führungskraft sollte nicht unbedingt selbst Moderator sein. Der Moderator achtet auf die genaue Einhaltung der Zeitplanung und sorgt dafür, dass die Meeting-Ziele nicht einseitig von Teilnehmern erweitert oder miteinander vermengt werden. Er unterbindet jedes Abschweifen vom Thema und stoppt Killer-Phrasen. Er ruft jeden Tagesordnungspunkt im Meeting auf und fasst das Ergebnis kurz für das Protokoll zusammen.

Der Moderator regt „Pro-aktives Zuhören“ (Zusammenfassen des zuletzt gehörten Beitrages ohne Wertung in einem Satz vor dem eigenen Beitrag) an und achtet darauf, dass Zusammenhänge und Strukturen möglichst immer visualisiert werden.


2. Sorgfältige Vorbereitung jedes Meetings

Grundsätzlich wird eine Meeting - Checkliste benutzt, das spart Zeit und man vergisst weniger.
Mit allen Vortragenden erfolgen sorgfältige Absprachen.
Die Teilnehmerzahl sollte möglichst klein sein
Nur eine Person ist für die Vorbereitung des ganzen Meetings verantwortlich
Die Ziele des Meetings und jedes Tagesordnungspunktes werden schon in der Planung festgelegt und jedem Teilnehmer bekannt gemacht.


3. Ständig sichtbarer Meetingplan / Tagesordnung

Der Meetingplan / die Tagesordnung ist eine Tabelle, die ständig für alle Teilnehmer sichtbar sein muss. Das geht zum Beispiel gut mit einem Beamer oder einem Flip-Chart. Der Meetingplan / die Tagesordnung enthält sechs Spalten mit folgenden Überschriften:

1. Nr. des Tagesordnungspunktes
2. Beginn des Tagesordnungspunktes (Uhrzeit)
3. Dauer des Tagesordnungspunktes (Minuten)
4. Thema, genau formuliert
5. Ziel - was soll im Meeting heute passieren? Siehe bitte Punkt 3. Entweder A.,B., C, oder D.
6. Verantwortlicher Vortragender

Der Meetingplan sollte mindestens 48 Std. vor dem Meeting jedem Teilnehmer bekannt sein, besser ist eine Informations-Vorlaufzeit von einer Woche.

Der Meetingplan / Tagesordnung wird nach der Begrüßung vom Moderator verlesen. Es wird gefragt, ob Veränderungen oder Ergänzungen gewünscht werden. Über Vorschläge zur Tagesordnung wird ohne lange Diskussion sofort abgestimmt. Der Moderator stellt sodann fest, dass exakt nach dem beschlossenen Meetingplan vorgegangen wird.


4. Es darf nur ein Ziel je Tagesordnungspunkt verfolgt werden!

Bei der Vorbereitung des Meetings / Besprechung muss entschieden werden, welches der vier hier genannten Ziele jeweils erreicht werden soll. Es dürfen nicht zwei oder mehr Ziele unter einem Tagesordnungspunkt verfolgt werden. Das führt unweigerlich zu den allseits bekannten Konfusionen. Ziel jedes Tagesordnungspunktes darf jeweils nur sein:

A. Vertiefende Information, Berichte, Beantwortung von Fragen
B. Diskussion, Debatte, Argumente der Beteiligten vortragen
C. Brainstorming, Ideen sammeln, gemeinsame Analysen
D. Entscheidung, Wahlen, Entscheidungsvorbereitung

Dies ist wohl der Punkt im MEETING BOOSTER, der am meisten Disziplin und Erfahrung verlangt. Sobald ein Teilnehmer zum Beispiel von C. Brainstorming in B. Diskussion wechselt, muss der Moderator sofort höflich eingreifen.


5. Klären Sie vorab und geben bekannt, wie Entscheidungen getroffen werden:

a) Führungskraft entscheidet alleine,
b) Führungsmannschaft entscheidet mehrheitlich,
c) Mehrheit im Meeting / Besprechung entscheidet.
Wenn Tagungsteilnehmer enttäuscht feststellen müssen, dass sie nur als Ideengeber, Publikum oder Befehlsempfänger gebraucht wurden, sonst aber als Person vollkommen unbedeutet sind, setzen Führungskräfte extreme Negativbuchungen (EVOAL®), die kaum jemals wieder auszugleichen sind. Dauerhafte Demotivation und Frustration wären die Folgen. Wird vorab geklärt, wie Entscheidungen fallen, gibt es keine Enttäuschungen.


6. Kein Wortbeitrag darf über 60 Sekunden dauern!

Eine Ausnahme bilden Vorträge.


7. Das Meeting / die Besprechung wird niemals zur (reinen) Informationsvermittlung missbraucht. Das geht (vorher) billiger, schneller und besser!

Alle notwenigen Informationen zu jedem Tagesordnungspunkt stehen für jeden Teilnehmer einige Tage vor dem Termin schriftlich zur Verfügung. Keine langen Schriftsätze, hier sind Kurzform und sind Stichworte gefragt. Die Teilnehmer sollen anhand der vorab übermittelten Informationen und deren Reflektion über andere beteiligte Menschen ein breites Informations- und Meinungsspektrum in das Meeting einbringen.

8. Keine Kommentare, Meinungen und Diskussionen zu erstmals im Meeting vermittelten Informationen! Nur vertiefende Fragen sind erlaubt.

Menschliche Gehirne benötigen meist 24 bis 48 Stunden, um alle notwendigen Verknüpfungen herzustellen, damit aufgenommene komplexe Informationen vollständig verstanden und in der Bedeutung gewertet werden können. Spontane Wortbeiträge zur vollkommen neuen Informationen besitzen meist einen relativ guten Wert als Emotions-Barometer. Sachlich und fachlich ist deren Wert eher als gering einzustufen.


9. Eine Uhr mit Sekundenzeiger sollte für alle Teilnehmer (auf dem Tisch) ständig sichtbar sein.


10. Jedes Thema, jeder Tagungsordnungspunkt, darf maximal 15 Minuten dauern.
Falls ein umfangreiches Thema über längere Zeit (mehrere Stunden, ggf. Tage) behandelt werden soll - untergliedern Sie die Tagesordnung. So wird der stufenweise Fortschritt für jeden Teilnehmer sichtbar.


11. Für jeden Tagesordnungspunkt gibt es nur einen verantwortlichen Vortragenden.


12. Am Ende jedes Tagesordnungspunktes fasst der Moderator zusammen, a) was b) von wem c) bis wann zu tun ist.

Diese Zielvereinbarungen werden in einem kurzen Protokoll nach dem Meeting aufgeschrieben und gehen innerhalb von 48 Std. jedem Teilnehmer zu.


13. Nach dem Meeting / Besprechung: Kontrolle der Erreichung anvisierter Ziele zwischen den verantwortlichen Führungskräften und dem Moderator.


14. Strenge akustische Abschirmung und akustische Disziplin

Das menschliche Ohr empfängt keine Worte und keine sonstigen Geräusche. Das menschliche Ohr empfängt lediglich Schwankungen des Luftdrucks, das Gehirn muss die daraus gewonnenen Signale erst in komplizierten Prozessen von einander trennen, analysieren und ihnen eine Bedeutung beimessen. Nebengespräche oder Nebengeräusche belegen bis zu 35% der Kapazität des Arbeitsspeichers im menschlichen Gehirn! Daher: Äußerste Disziplin bei der Moderation - nur ein Teilnehmer darf sprechen, Handy-Verbot, alle fremden Geräusche werden abgeschirmt - äußerste Ruhe!


15. Strenge visuelle Reizabschirmung und strenge visuelle Informationsbeschränkung

Das menschliche Auge empfängt keine Bilder von Menschen und Gegenständen. Menschliche Augen empfangen lediglich ein gigantisches Konglomerat von elektromagnetischen Schwingungen unterschiedlicher Frequenzen. Gehirne konstruieren aus den übertragenen Signalen dann bewegte Bilder. Dann werden Körper, Gegenstände und Vorgänge erkannt und diesen nach den gespeicherten Erfahrungsmustern eine Bedeutungen beigemessen. Das passiert jeden Augenblick neu. Sind viele visuelle und akustische Reize und Informationen in einem Tagungsraum vorhanden, so werden die Arbeitsspeicher in den Gehirnen der Teilnehmer während großer Zeiträume im Meeting / Besprechung fast vollständig belegt. Qualität kann bei großer visueller Informationsflut im Meeting niemals erreicht werden. Sie können entscheiden: Wollen Sie den Teilnehmern nette Unterhaltung bieten, wollen Sie Lebens- und Arbeitszeit vergeuden oder wollen Sie Erfolge? Daher gelten folgende Regeln:

- einfarbige helle Wände, keine stark gemusterten Tapeten
- keine Bilder an den Wänden!
- dezente nicht auffallende Leuchten
- dunkler unauffälliger weicher Bodenbelag, der viel Lärm aufnimmt
- dezente schwere Vorhänge / Schals, die Lärmschwingungen aufnehmen
- keine Ausstellungsstücke, Muster oder andere interessante Gegenstände dauernd im Raum, diese Gegenstände werden nur während ihrer Präsentation im Raum belassen,
- Fenster mit schönen oder gar interessanten Ausblicken werden mit blickdichten Stores verdeckt,
- keine kräftigen Düfte - nur der Duft von Kaffee, Tee oder Gebäck ist erlaubt
- unterbinden Sie höflich größere Selbst-Inszenierungen einzelner Teilnehmer – Menschen besitzen nur eine Bewusstseinsoberfläche, wird diese mit „Datenmüll“ belegt, bleibt keinerlei Kapazität mehr für die Ziele ihres Meetings!


16. Beachtung der Beziehungsbuchungen nach dem EVOAL®-System

Hier einige Beispiele zur Vermeidung von neutralen oder gar negativen Beziehungsbuchungen:

- Teilnehmer sollten niemals im Tagungsraum warten müssen
- Jeder Teilnehmer wird möglichst persönlich ganz besonders herzlich begrüßt
- Pünktlichkeit und Disziplin sind oberstes Gebot, besonders bei den Führungskräften
- Sofort bei Betreten des Tagungsraums werden jedem Teilnehmer hochwertige Getränke (frischer Kaffee oder Tee, Kaltgetränke) und hochwertiges Gebäck angeboten
- Höflichkeit und Wertschätzung werden mit Worten, mit Handlungen und zum Beispiel mit gepflegter Kleidung zum Ausdruck gebracht
- reservierte Parkplätze für fremde Besucher (am besten mit Namensschild bei Kundenbesuchen: "Herr/Frau ...... von Firma ....., das ist heute Ihr Parkplatz") direkt neben dem Eingang
- fremde Besucher werden im Hausflur / Empfangshalle begrüßt (gut auch auf einem Begrüßungsschild) und direkt bis in das Tagungszimmer begleitet
- für jeden Teilnehmer steht ein hochwertiges Namensschild (mit Vornamen) auf seinem Platz, auch bei kleiner Teilnehmerzahl
- der Moderator achtet darauf, dass alle Teilnehmer möglichst gleichwertig zu Wort kommen, niemals darf ein Teilnehmer am Ende des Meetings gar nicht gesprochen haben. Die Grundlage für dieses wichtige Ziel wird gelegt, wenn der Moderator zum Beginn des Meetings von jedem Teilnehmer ein kurzes Statement zu einem Thema einholt.